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除了硬件系統(tǒng)外，智能辦公系統(tǒng)還包括軟件系統(tǒng)，即人們經(jīng)常會說的“云辦公室”系統(tǒng)。這組系統(tǒng)可以在云平臺上完成所有工作，以真正實現(xiàn)無紙化工作。工作原則是將傳統(tǒng)的辦公軟件（如Microsoft Office）轉換為智能客戶端，使用戶能夠在線操作軟件并直接在瀏覽器中編輯各種文件。該系統(tǒng)建立了一個網(wǎng)絡辦公平臺，允許多個人在線使用，用戶可以實時與多方通信。人們可以在不離開家的情況下實現(xiàn)多通道遠程辦公。

此外，依靠強大的云存儲容量，最初存儲在紙上或存儲在PC，現(xiàn)在可以隨時隨地在移動設備上查看，用戶可以編輯它們。由于紙質(zhì)文件真正打開，智能辦公軟件系統(tǒng)在很大程度上降低了辦公成本，并實現(xiàn)了辦公室中的“低碳減少”。與此同時，該系統(tǒng)也大大觀使辦公時間和位置更加靈活，自由，從而提高了辦公效率。

通過整合硬件系統(tǒng)和軟件系統(tǒng)，智能辦公室真正在“互聯(lián)網(wǎng)”上，實現(xiàn)了辦公用品的遙控器，并保證了對辦公室信息的安全性的對員工工作的深入了解。該系統(tǒng)不僅保證了工作效率，還可以建立一個數(shù)字辦公室系統(tǒng)，其中數(shù)字辦公室工作流程為主要線路，為科學辦公室管理提供幫助。

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